Học cách tổ chức các tủ tài liệu tại nơi làm việc và sử dụng các danh mục hệ thống hồ sơ cho các thủ tục giấy tờ của bạn là một yếu tố quan trọng để điều hành một doanh nghiệp. Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ do gia đình sở hữu, một văn phòng công ty lớn hay bạn chỉ giải quyết nhiều thủ tục giấy tờ ở cơ quan hoặc ở nhà, việc giữ cho các tệp của bạn được ngăn nắp sẽ nâng cao chức năng, năng suất và hiệu quả của bạn trong công việc.
Tủ tài liệu là tài nguyên tuyệt vời để giữ cho giấy tờ, hồ sơ và biên nhận của bạn được ngăn nắp. Mặc dù rất nhiều thông tin quan trọng của chúng ta được lưu giữ trực tuyến, nhưng vẫn có rất nhiều trường hợp bạn cần có bản sao thực của tài liệu hoặc thông tin. Ngay cả khi bạn làm việc trong một văn phòng mà giấy tờ là tối thiểu, tủ hồ sơ là nơi tuyệt vời để lưu trữ tất cả các biên lai, hóa đơn và bản sao của các tài liệu mà bạn sẽ cần phải sắp xếp khi nộp tờ khai thuế.
Mặc dù sắp xếp tủ tài liệu của bạn có vẻ như là một nhiệm vụ đủ đơn giản, nhưng hầu hết các tủ đựng hồ sơ đều hỗn độn, lộn xộn và được sắp xếp lộn xộn. Tủ tài liệu không được sắp xếp gọn gàng có thể gây mất tập trung, không hiệu quả, gây bực bội và giảm hiệu quả công việc văn phòng.
Đọc đến đây bạn cũng đừng quá lo lắng, chúng tôi đã đưa ra một hướng dẫn cơ bản về cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc, để giữ cho văn phòng và không gian làm việc của bạn gọn gàng, ngăn nắp và đúng chức năng. Một hệ thống tủ tài liệu được sắp xếp hợp lý và rõ ràng sẽ nâng cao trải nghiệm hàng ngày trong văn phòng. Dưới đây là một số mẹo về cách sắp xếp tủ tài liệu tại nơi làm việc:
Cân nhắc khả năng tiếp cận
Trước khi bạn làm bất cứ điều gì, bạn cần phải xem xét các thói quen cá nhân và văn phòng của bạn. Hãy nghĩ về tần suất bạn truy cập vào các tệp, những nhân viên cần truy cập thường xuyên vào các tệp cụ thể, nơi họ làm việc và nơi đặt tủ đựng hồ sơ trong văn phòng. Nếu bạn đã có một tủ tài liệu hiện có, hãy xem xét các loại tệp được truy cập thường xuyên và liệu chúng có nằm trong phần thiết thực nhất của các thư mục trong tủ hay không.
Có một số loại thư mục nhất định trong mỗi tủ hồ sơ cần được giữ an toàn, không bị đụng chạm và niêm phong. Các tệp khác sẽ cần được nhiều nhân viên tham khảo, sao chép, lưu trữ và sử dụng. Về khả năng tiếp cận, nên ưu tiên các thư mục trong tủ hồ sơ theo tần suất bạn và nhân viên của bạn cần truy cập chúng.
Tạo danh mục hệ thống nộp hồ sơ
Bước tiếp theo của việc học cách tổ chức các tủ tài liệu tại nơi làm việc là tạo các danh mục hệ thống hồ sơ và bám sát chúng. Điều này có nghĩa là có một phần hoặc ngăn kéo dành riêng cho một số loại tệp, tài liệu hoặc biên nhận. Hệ thống lưu trữ mà bạn quyết định sẽ cung cấp xương sống cho tổ chức tài liệu của bạn, vì vậy điều cần thiết là phải thật kỹ lưỡng.
Bản chất của doanh nghiệp của bạn và cách nó hoạt động sẽ giúp xác định loại hệ thống nộp đơn mà bạn chọn. Cho dù đó là hệ thống phân loại theo số, theo thứ tự bảng chữ cái hay một số hệ thống phân loại khác, hãy chọn cách sắp xếp giấy tờ của bạn và bám sát nó. Nhiều doanh nghiệp sắp xếp tệp khách hàng của họ theo số tài khoản hoặc tên và sử dụng các thư mục riêng biệt để lưu các danh mục như chi phí, tài liệu tài chính và thông tin tiếp thị. Việc chọn các danh mục này là một bước quan trọng đối với cách sắp xếp dữ liệu doanh nghiệp nhỏ trong tủ tài liệu sẽ xác định một phần dành riêng cho mọi loại tệp.
Sử dụng nhãn
Khi bạn đã xác định danh mục tệp mà bạn sẽ lưu trữ trong tủ hồ sơ, một trong những bước quan trọng nhất để tổ chức tủ tài liệu tại nơi làm việc là sử dụng nhãn. Đầu tư vào một hệ thống ghi nhãn rõ ràng, tốt sẽ đảm bảo cả bạn và những người khác truy cập tệp đều ở trên cùng một trang về mọi thứ sẽ đi đến đâu.
Có thể xác định rõ ràng và đọc các nhãn tệp có vẻ như là một vấn đề nhỏ; tuy nhiên, việc ghi nhãn rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc nộp hồ sơ và tìm kiếm tài liệu trong văn phòng. Cho dù bạn muốn sử dụng máy tạo nhãn, hệ thống màu để xác định danh mục hoặc một cách khác để xác định các phần khác nhau trong tủ hồ sơ, hãy đảm bảo rằng nó rõ ràng, ngắn gọn và dễ đọc.
 |
| Sử dụng nhãn để đánh dấu phân chia các thư mục |
Thư mục mua hàng hoặc tài liệu ràng buộc
Bây giờ mọi thứ đều có vị trí riêng trong tủ hồ sơ và mỗi phần nên được tách biệt bằng các thư mục hoặc bìa hồ sơ. Chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư vào một số thư mục màu có tab nhãn để mọi phần giấy tờ được sắp xếp tốt. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các thư mục này để gửi tất cả các tệp khách hàng của mình bằng màu vàng, tất cả thông tin tài chính có màu xanh lam và bất cứ thứ gì liên quan đến tiếp thị hoặc quảng cáo trong các thư mục màu đỏ. Bằng cách này, mỗi lần bạn mở tủ hồ sơ, bạn sẽ không chỉ có thể xác định hệ thống hồ sơ mà còn dễ dàng tìm thấy phần mà bạn đang tìm kiếm mỗi khi bạn cần lấy thứ gì đó ra hoặc bỏ vào.
Giữ tổ chức tệp
Khi bạn đã triển khai hệ thống nộp hồ sơ mới này tại nơi làm việc, hãy chắc chắn tuân theo nó. Mỗi lần bạn lấy một tệp ra hoặc đặt lại một tệp, hãy đảm bảo sử dụng các chất kết dính và danh mục chính xác. Một tủ hồ sơ có tổ chức có thể tạo nên điều kỳ diệu cho hiệu quả nơi làm việc, năng suất và giảm mức độ căng thẳng - tuy nhiên, hệ thống chỉ hoạt động nếu bạn tiếp tục sử dụng nó một cách thích hợp và đừng lười để lại tài liệu trong các phần ngẫu nhiên.
Khi nói đến cách sắp xếp tủ hồ sơ và giữ chúng ngăn nắp, điều quan trọng là tránh để hồ sơ chồng chất. Việc nộp năm tờ giấy trong một lần ngồi sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều so với việc bạn phải đóng toàn bộ xấp năm trăm tờ cùng một lúc. Nếu bạn có thói quen thường xuyên nộp hồ sơ theo yêu cầu, bạn sẽ không có một đống giấy tờ khổng lồ mà bạn sẽ bị cám dỗ để nhét vào các phần ngẫu nhiên của tủ hồ sơ.
Học cách tổ chức tủ tài liệu tại nơi làm việc và sử dụng các danh mục hệ thống hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn giữ gìn các tài liệu và thông tin quan trọng nhất của mình một cách an toàn, có tổ chức và có thể truy cập được. Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay bạn đang làm việc cho một tập đoàn lớn, việc học cách sắp xếp tủ đựng hồ sơ sao cho hiệu quả là điều quan trọng đối với mọi loại văn phòng.